Anonymiser ses données avant de les envoyer à ChatGPT ou à une IA

Résumer un contrat, reformuler un e-mail client, analyser un tableau : les outils d’IA sont devenus un réflexe au bureau.

Le geste est simple : copier, coller, envoyer.

Mais ce qui est collé part ailleurs.

Ce qui sort de l’entreprise quand on utilise une IA en ligne

ChatGPT, Copilot, Gemini ou Mistral fonctionnent sur les serveurs de leur fournisseur.

Chaque texte envoyé y est donc transmis.

1. Le texte quitte vos serveurs.
   Il est traité par un fournisseur extérieur, parfois hors de l’Union européenne.
2. Il peut être conservé.
   Selon l’offre et les réglages, l’historique des conversations est gardé, et parfois utilisé pour améliorer les modèles. Il faut le vérifier pour chaque outil.
3. Il échappe à vos règles internes.
   Droits d’accès, durée de conservation, traçabilité : rien de tout cela ne s’applique une fois le texte parti.

Si ce texte contient des noms, des e-mails ou des numéros de clients, ce sont des données personnelles qui sortent.

Ce qu’il ne faut pas coller dans une IA

1. Les identités et les coordonnées.
   Noms, adresses, téléphones, e-mails de clients, de patients, de candidats ou de collègues.
2. Les numéros qui identifient.
   Sécurité sociale, IBAN, numéros de dossier, de contrat ou de client.
3. Les informations de santé.
   Ce sont des données sensibles au sens du RGPD.
4. Ce qui relève d’un secret.
   Secret professionnel, secret médical, informations confidentielles d’un client.

Le contenu lui-même (la question, le raisonnement, la clause à reformuler) peut, lui, être envoyé une fois les personnes retirées du texte.

La méthode : anonymiser avant d’envoyer

1. Repérer les données personnelles du texte.
   Pas seulement les noms en tête de document : aussi dans le corps, les signatures, les tableaux.
2. Les remplacer avant l’envoi.
   Par leur type ([PERSONNE], [EMAIL], [IBAN]), ou par un pseudonyme toujours identique pour une même personne.
3. Vérifier le résultat.
   Relire le texte anonymisé : plus aucun nom, numéro ou détail qui permettrait de reconnaître quelqu’un.
4. Garder l’original chez vous.
   Seule la version anonymisée part vers l’IA ; vous lisez la réponse à côté de votre document d’origine.
5. En faire une règle d’équipe.
   Une consigne simple et partagée évite que chacun décide seul de ce qu’il colle.

Exemple

Avant :

Rédige une réponse à Jean Dupont ([email protected]), dont le dossier 2024-118 est en retard de paiement depuis mars.

Après anonymisation :

Rédige une réponse à [PERSONNE] ([EMAIL]), dont le dossier [NUMÉRO] est en retard de paiement depuis mars.

L’IA rédige exactement la même réponse.

Elle n’a jamais vu ni le nom, ni l’e-mail, ni le numéro de dossier.

Et pour les projets d’IA sur vos propres données

Le même principe s’applique à plus grande échelle quand vous confiez des années de documents à un prestataire qui développe votre IA.

Il faut alors traiter tout l’historique, avec des pseudonymes cohérents d’un document à l’autre.

Voir notre page anonymiser vos données avant de les confier à un prestataire IA.

Avec NymData

NymData détecte et anonymise les données personnelles de vos documents (PDF, Word, Excel, PowerPoint, texte) et de vos bases, sur vos serveurs, avant qu’ils ne soient partagés :

1. Remplacement par le type de donnée, pour un texte lisible sans identités.
2. Jeton stable, pour qu’une même personne garde le même jeton dans tout un dossier.
3. Rapport d’audit, pour savoir ce qui a été détecté et traité avant l’envoi.

Voir comment fonctionne NymData