Anonymiser les CV avant de les diffuser : la méthode pour toute une campagne

Un poste ouvert, des dizaines de candidatures, plusieurs personnes pour les évaluer.

Managers, collègues, cabinet de recrutement, jury : chaque CV est lu, transféré, imprimé, parfois enregistré sur un poste personnel.

À chaque étape, c’est une copie de plus des données personnelles du candidat.

Pourquoi anonymiser les CV avant de les diffuser

1. Limiter les données qui circulent.
   Les personnes qui évaluent un profil n’ont pas besoin de l’adresse ni du téléphone du candidat.
2. Évaluer le profil sur son parcours.
   Sans le nom ni la date de naissance en tête du document, la lecture se concentre sur les expériences et les compétences.
3. Réduire l’exposition en cas d’erreur.
   Un CV anonymisé envoyé au mauvais destinataire n’expose pas le candidat.

Ce qu’il faut anonymiser dans un CV

1. Le nom et le prénom.
   En tête du document, mais aussi parfois dans le pied de page.
2. La date de naissance.
   Elle apparaît souvent juste sous le nom.
3. L’adresse.
   Rue, code postal, ville.
4. Les coordonnées.
   Téléphone et e-mail, qui contiennent souvent le nom du candidat.

Le reste du CV doit rester lisible : expériences, diplômes, compétences, langues.

C’est ce qui permet d’évaluer le profil.

Pourquoi c’est difficile à faire à la main

1. Les formats sont tous différents.
   Chaque candidat a sa propre mise en page, en PDF ou en Word.
2. Les campagnes sont volumineuses.
   Anonymiser dix CV à la main est possible. En anonymiser des centaines ne l’est pas.
3. Les oublis sont faciles.
   Un nom dans l’adresse e-mail, une adresse dans le pied de page, un nom dans le titre du fichier.
4. Il faut garder le lien avec le candidat.
   Le service RH doit pouvoir recontacter la personne quand son profil est retenu.

Comment anonymiser une campagne de CV

1. Rassembler les candidatures dans un dossier.
   Tous les CV d’un poste, quel que soit leur format.
2. Détecter et anonymiser automatiquement l’identité du candidat.
   Nom, date de naissance, adresse et coordonnées sont repérés dans chaque CV, quelle que soit sa mise en page.
3. Conserver la mise en page.
   Le CV anonymisé garde son apparence : il se lit comme l’original.
4. Diffuser la copie, garder l’original.
   La copie anonymisée est créée dans un dossier distinct. Le CV d’origine reste au service RH, qui garde le lien avec le candidat.
5. Traiter les nouvelles candidatures au fil de l’eau.
   Les CV déposés dans le dossier pendant la campagne sont anonymisés à leur tour, automatiquement.
6. Garder une trace.
   Un rapport d’audit documente chaque traitement : utile pour répondre à une question du DPO.

Ce que dit la CNIL sur la conservation des candidatures

Les CV sont des données personnelles, et leur conservation est encadrée.

La CNIL recommande de ne pas conserver les données d’un candidat non retenu au-delà de deux ans après le dernier contact, sauf accord de sa part.

Les copies anonymisées diffusées aux évaluateurs ne contiennent plus l’identité du candidat : elles réduisent d’autant les copies de ses données personnelles qui circulent dans l’entreprise.

Pour voir comment cela fonctionne sur une campagne réelle, consultez notre page consacrée aux CV et aux ressources humaines.