Transmettre un dossier à un expert technique sans exposer son client

Un litige sur un logiciel, une panne industrielle ou un chantier : l’avocat fait appel à un expert technique pour éclairer le dossier.

L’expert doit lire les contrats, les échanges et les rapports.

Mais il n’a pas toujours besoin de savoir qui est le client, ni qui sont les tiers cités dans les pièces.

Ce que l’avocat doit transmettre

La charte des bons usages entre avocats et experts, signée par le Conseil national des barreaux et les experts de justice, rappelle deux principes.

1. L’avocat transmet les pièces utiles à la mission de l’expert.
   C’est aux conseils des parties, et non à l’expert, de communiquer les pièces.
2. L’avocat reste tenu au secret professionnel.
   Il peut l’opposer à l’expert pour ce qui ne relève pas de la mission.

Entre ces deux principes, une question pratique se pose : comment transmettre les faits sans transmettre plus que nécessaire ?

Anonymiser : une bonne pratique, pas une obligation

Aucun texte général n’impose d’anonymiser les pièces remises à un expert.

Mais quand l’identité des parties n’apporte rien à l’analyse technique, l’anonymisation présente plusieurs avantages :

1. Ne confier que le nécessaire.
   Seules les informations utiles à l’expertise sortent du cabinet.
2. Limiter les conséquences d’une erreur d’envoi.
   Une pièce transmise au mauvais destinataire n’expose pas le client.
3. Protéger les tiers.
   Salariés, sous-traitants, interlocuteurs cités dans les échanges : leurs données n’ont pas à circuler.

Où se trouvent les identités dans un dossier

1. Le texte des pièces.
   Noms, adresses, e-mails, téléphones dans les contrats et les échanges.
2. Les en-têtes et les signatures.
   Coordonnées des sociétés, signataires, mentions en bas de page.
3. Les tableaux.
   Tableaux de préjudice, listes de factures, plannings, souvent en Excel.
4. Les métadonnées.
   L’auteur d’un fichier Word ou d’un PDF peut révéler le nom d’une personne ou d’un cabinet.

Comment anonymiser les pièces d’un dossier

1. Traiter le dossier entier.
   Toutes les pièces, en PDF ou en Word, dans un même traitement, plutôt que document par document.
2. Détecter automatiquement les données qui identifient les personnes.
   Noms, coordonnées, dates et identifiants, dans le texte comme dans les en-têtes.
3. Garder ce qui est utile à l’analyse.
   Une liste de termes à conserver permet de ne jamais anonymiser, par exemple, le nom d’une juridiction ou d’un logiciel en cause.
4. Conserver la mise en page.
   L’expert lit des pièces qui ont gardé leur apparence : un PDF reste un PDF, un document Word garde ses styles.
5. Garder les originaux au cabinet.
   La copie anonymisée est créée dans un dossier distinct. Les pièces d’origine ne sont jamais modifiées.
6. Documenter le traitement.
   Un rapport d’audit garde la trace de ce qui a été anonymisé, pièce par pièce.

Pourquoi le faire sur les serveurs du cabinet

Envoyer des pièces couvertes par le secret à un service en ligne pour les anonymiser revient à les confier à un tiers.

Un outil installé sur les serveurs du cabinet traite les pièces là où elles se trouvent déjà.

Aucun document ne sort avant d’être anonymisé.

C’est ce que nous détaillons sur notre page consacrée aux documents juridiques.