Anonymiser un document Word ou PowerPoint : ce que l'Inspecteur de document ne fait pas

Avant d’envoyer un compte rendu, un contrat ou une présentation, beaucoup de guides conseillent d’utiliser l’Inspecteur de document de Word.

C’est un bon réflexe.

Mais il ne fait qu’une partie du travail.

Ce que fait l’Inspecteur de document

L’Inspecteur de document se trouve dans Word, dans le menu Fichier, puis Informations, puis Vérifier l’absence de problèmes.

Il repère et efface les éléments cachés du fichier :

1. Les propriétés du document, comme l’auteur ou le dernier modificateur.
2. Les commentaires et les révisions (modifications suivies).
3. Certains contenus masqués, comme le texte caché.

C’est utile, et c’est une bonne pratique à garder, notamment pour les commentaires et les modifications suivies.

Ce qu’il ne fait pas

L’Inspecteur de document ne lit pas le texte.

Un nom, une adresse, un numéro de téléphone ou un IBAN écrit dans le document reste exactement à sa place.

Or c’est là que se trouvent la plupart des données personnelles.

Où se cachent les données personnelles dans Word et PowerPoint

1. Le corps du texte.
   Les noms, les coordonnées, les dates, souvent écrits de plusieurs façons dans un même document.
2. Les tableaux.
   Listes de participants, plannings, annexes : des noms et des numéros alignés en colonnes.
3. Les en-têtes et pieds de page.
   Le nom du salarié ou du client, répété sur chaque page, et propre à chaque section du document.
4. Les zones de texte des diapositives.
   Dans PowerPoint, chaque forme contient son propre texte.
5. Les notes du présentateur.
   Invisibles en diaporama, elles partent avec le fichier et contiennent souvent des noms et des rappels.
6. Les propriétés du fichier.
   L’auteur du document ou de la présentation reste enregistré.

Pourquoi « Rechercher et remplacer » ne suffit pas

1. Les variantes d’écriture passent à travers.
   « Jean Dupont », « J. Dupont », « M. Dupont » : il faut penser à chaque forme.
2. Les numéros et les adresses n’ont pas de valeur connue à l’avance.
   On ne peut pas chercher un numéro de téléphone qu’on ne connaît pas.
3. Certaines zones ne sont pas couvertes.
   Selon les réglages, les en-têtes, les pieds de page ou les notes du présentateur échappent à la recherche.
4. Le travail ne passe pas à l’échelle.
   Sur un dossier de plusieurs centaines de documents, l’oubli devient inévitable.

Comment anonymiser un document Word ou PowerPoint

1. Détecter automatiquement les données sensibles.
   Noms, adresses, e-mails, téléphones, IBAN : la détection lit le texte, les tableaux, les en-têtes, les pieds de page et les notes du présentateur.
2. Choisir la méthode de remplacement.
   Une étiquette ([PERSONNE]) pour un partage, un nom fictif pour garder un texte naturel, ou un identifiant constant pour qu’une même personne garde le même code dans tout un projet.
3. Remplacer directement dans le fichier.
   Seul le texte sensible change. Styles, polices, images et tableaux restent en place, même quand une donnée est coupée par un changement de style.
4. Effacer l’auteur du fichier.
   Les propriétés ne doivent plus contenir de nom.
5. Travailler sur une copie.
   Le document d’origine reste intact, dans un dossier distinct, et un rapport d’audit garde la trace du traitement.

Avant la diffusion, pensez aussi à accepter ou supprimer les commentaires et les modifications suivies : l’Inspecteur de document reste l’outil le plus simple pour cela.

Pour voir ce que donne une anonymisation automatique sur un compte rendu ou une présentation, consultez notre page consacrée à Word et PowerPoint.